Co wspólnego ma design sprint i znana wszystkim Wikipedia? Wbrew pozorom – naprawdę sporo. Bo to ona właśnie stała się bodźcem dla pracującego dziś w Google Knappa do stworzenia oryginalnej i nowej koncepcji. Zanim trafił do Google, designer ten zatrudniony był w Microsofcie, gdzie współtworzył multimedialną encyklopedią Encarta – chociaż zacięcie walczyła ona ze swoim konkurentem Wikipedią, przegrała. To właśnie Knapp w samym środku tej burzliwej batalii zaproponował redesign wspomnianej encyklopedii – nowy, atrakcyjny interfejs miał łączyć się z ciekawą nawigacją. Pomysł jednak zlecono zewnętrznej firmie, a sam Knapp po latach przyznał, że skupił się na udoskonaleniu produktu, zapominając o sprzedaży i jej głównym podmiocie, czyli kliencie. W Google sprawa wcale nie wyglądała lepiej – komunikacja między zespołami szwankowała, powstawało wiele pomysłów, które niepodejmowane przez nikogo umierały śmiercią naturalną. I tak właśnie narodził się pomysł pięciodniowego „sprintu” – nie tylko wdrażającego pomysły w życie poprzez tworzenie ich prototypów, ale przede wszystkim ich zaistnienie w świecie rzeczywistym, czyli testowanie wśród klientów. Poznaj 7 pytań, które powinieneś zadać podczas następnego spotkania swoim klientom. 

„Wiemy tylko to, co udało nam się sprawdzić. Cała reszta to hipoteza” – truizm, prawda? Tu okazuje się on jednak kluczowy. Bo czy na przykład powodzenie naszego nowego produktu nie jest właśnie hipotezą? W tym momencie na scenę wkracza design sprint, czyli framework wykorzystywany do tego, aby sprawdzić hipotezę. I to nie tylko skutecznie, ale także szybko i tanio. Po co? By skrócić proces podejmowania decyzji do zaledwie jednego roboczego tygodnia.

Poniedziałek – zaczynamy!

Skoro czas już wyznaczony, należy wybrać miejsce. Wszystkie osoby powinny być maksymalnie skoncentrowane na rozpoczynającym się sprincie – warto więc zabrać im komórki i laptopy, niemal jak na egzaminie maturalnym. W jaki sposób zatem będą pracować? To bardzo proste. Potrzebne im będą:

• klasyczne karteczki post-it (najlepiej różnokolorowe),
• mazaki i cienkopisy,
• nożyczki,
• taśma,
• zegarek,
• arkusze samoprzylepne,
• jakieś notatniki,
• jedzenie (nie chcemy by sprint wykończył sprinterów).

Tego dnia wyznaczamy cel – określamy więc problem, który należy rozwiązać; punkt, na którym chcemy skupić uwagę. W tym momencie bierzemy więc wspomniane wyżej karteczki do rąk i wypisujemy dowolną liczbę zmian czy problemów, grupujemy je i wybieramy najważniejsze. Po zakończeniu mamy zdefiniowany kluczowy aspekt.

Często też, aby dociec do źródła problemu prowadzimy wywiady z ekspertami i rysujemy kroki procesu, tak jak on wygląda teraz.

[Newsletter][/Newsletter]

Wtorek – rozwiązania

Kojarzycie grę w „szalone ósemki”? To wspaniały pomysł na pobudzenie zespołu i jego kreatywności. A także dobra rozgrzewka! Na tym etapie należy bowiem uruchomić szare komórki i naszkicować w prosty sposób poszczególne kroki proponowanego przez nas rozwiązania problemu. Chodzi o to, aby pokazujac, jak działa rozwiązanie w prostych 8 krokach – uwzględniając kluczowe funkcje. Tu przydadzą się kartki, mazaki i cienkopisy.

Sprawdź również nasz artykuł:  Czym jest klientocentryczność?

Środa –  czas na decyzje

Czwartek – prototypowanie

I tu musimy wreszcie wspomnieć o najważniejszym, czyli tak zwanym „decydującym”. Towarzyszy on, a właściwie przewodzi całemu zespołowi od samego początku. Cieszy się autorytetem i podejmuje kluczowe decyzje. Na tym etapie wyznacza on poszczególne role w zespole i przydziela im zadania opracowania prototypu, czyli wcielenia hipotezy w życie.

Piątek – sprawdzamy

Chociaż piątek to teoretycznie i praktycznie weekendu początek, podczas procesu design sprint nikt w tym dniu nie myśli o wolnym – przeciwnie. To właśnie kluczowy moment, na który czekaliśmy cały tydzień – przetestowanie pomysłu u użytkowników końcowych i wyciągnięcie wniosków.

Co zyskujemy po takim intensywnym tygodniu? Po pierwsze skracamy proces decyzyjny do kilku dni, po drugie zyskujemy świeże spojrzenie na problem, po trzecie budujemy zaufanie i wspólny cel w zespole projektowym, po czwarte – otrzymujemy prototyp rozwiązania (jeśli stworzony przez nas okaże się nieefektywny, wiemy jak zbudować ten, który się sprawdzi). Brzmi to wszystko magicznie prosto. Ale czy tak jest w rzeczywistości?

W czym tkwi sekret design sprint? W weryfikowaniu pomysłów i tworzeniu nowych usług. Odpowiednio przeprowadzony proces to nie tylko oszczędność czasu, ale i kosztów. Nawet jeśli się pomylimy – to tanio i szybko, co ma szczególne znaczenie w trzech sytuacjach: gdy nasz produkt lub usługa istnieje od niedawna i nie ma jeszcze swojego grona lojalność odbiorców, gdy przeciwnie – znajduje się na rynku już niemalże wieki, a konkurencja właśnie zaczyna tworzyć zdecydowanie lepsze rozwiązania, co zmusza i nas do podjęcia aktywności w sferze usprawnień i innowacji, i oczywiście wtedy, gdy po prostu zaczynamy jako startup z małymi funduszami i jedną wielką niewiadomą.

Jednak kiedy mamy świadomość, że dany produkt wymaga większej ilości danych, planowany do wdrożenia projekt ma trwać zaledwie kilka lub kilkanaście dni lub w ogóle nie został dokładnie zdefiniowany (np. brak mu specyfikacji zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi) – design sprint nie tylko okazuje się bezsensowny, ale może przynieść więcej szkód niż pożytku.

Teoria bez przykładu? Nie u nas! Czas zatem na opowieść o sprincie projektowym i to dość świeżym, bo wymuszonym przez pandemię Covid-19. Kojarzysz firmę Possible? Jeśli nie, nie martw się – to przedsiębiorstwo działające przede wszystkim w Indiach, gdzie posiada biura w aż 12 miastach i łącznie ponad 40 tys. stałych klientów. Czym się zajmuje? Klienci rozpoczynają swoją podróż z firmą od bezpłatnych osobistych konsultacji z dietetykiem i lekarzem – otrzymują indywidualnie dopasowane plany posiłków w aplikacji, gdzie mogą zapisywać i śledzić spożycie żywności, budować nawyki zdrowotne i uczyć się dbania o swoje ciało w odpowiedni sposób.

Niestety pandemia spowodowała niemożność odbycia osobistych konsultacji, a więc pozyskiwanie nowych klientów spadło do zera. Powołano więc zespół do sprintu projektowego i znaleziono potencjalne rozwiązanie – przeprojektowanie aplikacji w taki sposób, by chciano z niej korzystać i by służyła każdemu, nawet bez wcześniejszego spotkana z lekarzem. I tak aplikacja zdrowotna zmieniła się w typową aplikację fitness z ciekawym interfejsem oferującym użytkownikom… wyzwania! Wprowadzono system punktowy i odblokowywanie nowych elementów apki, a także wskaźniki postępu, pozwalające ekscytować się tym, co zostało już osiągnięte. To z kolei połączono z możliwością konsultacji z ekspertami Possible online – jako nagroda za osiągnięcie kolejnego wyzwania. A i to nie wszystko.

Skoro pandemia spowodowała, że ludziom brakowało wzajemnych kontaktów – użytkownik mógł stać się częścią większej społeczności, dzieląc się efektami z innymi odbiorcami aplikacji. Chociaż koszty redesignu okazały się spore, nie było tu ryzyka – podczas pięciodniowego design sprint eksperci nie tylko wpadli na pomysł ulepszeń, ale także przetestowali je w gronie dotychczasowych klientów. Wiedzieli, że wydane na zmiany pieniądze nie tylko się zwrócą, ale i wygenerują nowy i to niemały zysk.

Sprawdź, jak zmieniły się zachowania klientów.

Zalety design sprint można by wymieniać bez końcu. O oszczędności czasu i pieniędzy już wspominaliśmy, prostota wynika już z samego opisu koncepcji, do tego dorzućmy zaangażowanie zespołu i możliwość wyciągnięcia różnorodnych wniosków na podstawie różnorodnych doświadczeń i perspektyw. Last but not least – design sprint to nic innego jak orientacja na kliencie. Problem pojawia się jednak, gdy decydent zapomni właśnie o tym ostatnim. Sprawdź na czym polega Klientocentryczność w projektach.

Jak tego uniknąć? Nie wybieraj na decydenta osoby, która nie jest obeznana z design sprint – tu potrzebujemy eksperta i to nie w firmie i dziedzinie, której dotyczy problem, ale w samym procesie. Jeśli zdecydujesz się jednak na moderatora z wewnątrz firmy, pamiętaj, by w skład zespołu wszedł właściciel i kierownik projektu, grafik, programista, reprezentant obsługi klienta, a także ktoś z marketingu. Zobacz na czym polega ko-kreacja w biznesie.

Uczul decydenta również, by skupił się na szukaniu rozwiązań, a nie na swoim wkładzie – powinien on to przekazać również całemu zespołowi. Tu wszystko osiągamy wspólnie. Ponadto – upewnij się, ze w zespole nie ma niedowiarków. Każdy lubi widzieć efekty „tu i teraz”. Sprint – chociaż błyskawiczny – to proces, który ma przynieść realizację celów długo-, a nie krótkoterminowych. I co najważniejsze – zadbaj o odpowiednią zachętę dla klientów, którzy okazują się kluczowi i niezbędni na końcu całego procesu.

Jeśli bowiem bez uprzedzenia nie stawią się na etapie testowania prototypów, cały sprint pójdzie na marne. Pamiętaj więc, że bodziec musi być wystarczająco silny i… na wszelki wypadek zarezerwuj jeszcze ze dwa dodatkowe terminy. Nie bez powodu Amazon rozdawał swoim klientom kupony o wartości 50 dolarów za udział w teście – wiara w lojalnych klientów jest piękna, ale niekoniecznie sprawdza się w biznesie.

BIBLIOGRAFIA

Banfield R., Todd Lombardo C., Wax T., Design Sprint. A Practical Guidebook for Building Great Digital Products, O’Reilly Media, Massachusetts 2015.

Burakowski P., Design Sprint: jak narodziło się wyjątkowe rozwiązanie, https://thestory.is/pl/journal/design-sprint-jak-narodzilo-sie-wyjatkowe-rozwiazanie/ (dostęp: 28.07.2021).

Buseman M., Can Design Sprint Transform The Way You Work? 21 Lessons about running Design Sprints at scale, https://sprintstories.com/can-design-sprint-transform-the-way-you-work-2817005793a0 (dostęp: 28.07.2021).

Gomes Ferreira V., Canedo E.D., Design sprint in classroom: exploring new active learning tools for project-based learning approach, „Journal of Ambient Intelligence and Humanized Computing” 2020, nr 11(3).

Hölttä-Otto K., Niutanen V., Browning T., Stowe H.M., Design Sprint for Complex System Architecture Analysis, „Design Structure Matrix (DSM) Methods and Applications” 2018, August.

Keijzer-Broers W., de Reuver M., Applying Agile Design Sprint Methods in Action Design Research: Prototyping a Health and Wellbeing Platform, „Lecture Notes in Computer Science” 2016, May.

Knapp J., Zeratsky J., Kowitz B., Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days, Simon & Schuster, New York 2016.

Lo G., What’s a Design Sprint and why is it important?, https://uxplanet.org/whats-a-design-sprint-and-why-is-it-important-f7b826651e09 (dostęp: 28.07.2021).

Magistretti S., Dell’Era C., Doppio N., Design sprint for SMEs: an organizational taxonomy based on configuration theory, „Management Decision” 2020, July.

Marszałkowski P., Design Sprint – instrukcja obsługi, https://ux.marszalkowski.org/design-sprint/ (dostęp: 28.07.2021).

Parallel, Rebuilding a fitness app after COVID with a Design Sprint, https://sprintstories.com/rebuilding-a-fitness-app-after-covid-with-a-design-sprint-2937125939fd (dostęp: 28.07.2021).

Parallel, The Top 5 Mistakes to Avoid During a Design Sprint, https://sprintstories.com/the-top-5-mistakes-to-avoid-during-a-design-sprint-625b30f9dcdc (dostęp: 28.07.2021).

Rogoś-Turek B., Mościchowska I., Badania jako podstawa projektowania user experience, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2015.

Sanglier Contreras G., Zuil Escobar J.C., Martínez Cepa C.B., Serrano Fernandez I., Project accelerator methodology: DESIGN SPRINT, „Contemporary Engineering Sciences” 2021, nr 14(1).

Sumual H., Reimon Batmetan J., Kambey M., Design Sprint Methods for Developing Mobile Learning Application, „KnE Social Sciences” 2019, NR 3(12).

Thomas P., Why invest 5 days in a Design Sprint?, https://sprintstories.com/design-sprint-vs-workshop-6e1e27773f4a (dostęp: 28.07.2021).

Vetan J., Design Sprints vs Design Thinking vs Agile. About each framework and when to use them, https://medium.com/design-sprint-academy/design-sprints-vs-design-thinking-vs-agile-49afea5bedfe (dostęp: 28.07.2021).

[Newsletter][/Newsletter]