Jak wzmacniać zaangażowanie pracowników i współpracę między zespołami?

Wyzwanie – niska proaktywność i współpraca w instytucji administracji państwowej

Zaangażowanie pracowników i skuteczna współpraca między zespołami to jedne z kluczowych czynników sukcesu każdej organizacji, w tym również instytucji publicznych. W ramach tego projektu skupiliśmy się na poprawie postaw i motywacji 80-osobowego zespołu w instytucji administracji państwowej. Celem było zrozumienie, jak wzmocnić proaktywność pracowników i zwiększyć efektywność współpracy, aby urzędnicy chętniej angażowali się w inicjatywy i wspólnie realizowali projekty.

Cel projektu – jak poprawić organizację pracy i satysfakcję pracowników

W wielu instytucjach publicznych rozwiązania problemów są narzucane odgórnie, bez głębokiego zrozumienia potrzeb pracowników. To prowadzi do frustracji, spadku motywacji i słabej współpracy między działami.
Naszym celem było:

• zidentyfikowanie prawdziwych potrzeb pracowników,
• zbudowanie propozycji rozwiązań poprawiających organizację pracy,
• zwiększenie zaangażowania urzędników w wewnętrzne inicjatywy,
• stworzenie warunków do lepszej komunikacji i współpracy zespołowej.

Metodyka – Design Sprint i Design Thinking w administracji publicznej

Aby odpowiedzieć na wyzwania instytucji, zastosowaliśmy autorski proces projektowy oparty na design thinking i elementach Design Sprint.
Te metody:

• pozwalają szybko rozwiązywać problemy organizacyjne,
• koncentrują się na empatii i prawdziwych potrzebach ludzi,
• wspierają tworzenie innowacyjnych rozwiązań dla sektora publicznego.

Struktura warsztatów

• Uczestnicy: 80 pracowników z różnych działów organizacji, podzielonych na 10 zespołów projektowych.
• Cel: stworzenie wielowymiarowego obrazu organizacji, z różnych perspektyw i doświadczeń pracowników.
• Efekt: wygenerowanie i przetestowanie realnych rozwiązań zwiększających zaangażowanie oraz współpracę w instytucji publicznej.

5-etapowy proces projektowy

W ramach warsztatów uczestnicy przeszli przez następujące etapy:

1. Określenie prawdziwych potrzeb pracowników – analiza źródeł problemów i frustracji.
2. Poszukiwanie inspiracji – identyfikacja przykładów dobrych praktyk z sektora publicznego i biznesu.
3. Diagnoza faktów – oparcie rozwiązań na danych i obserwacjach zamiast domysłów.
4. Zbieranie szczegółowych informacji – wywiady i obserwacje dotyczące codziennych wyzwań urzędników.
5. Zidentyfikowanie wzorców zachowań – określenie kluczowych barier i obszarów do poprawy.

Kierunki projektowe – kluczowe pytania

Na podstawie analizy zdefiniowano kierunki rozwoju organizacji, odpowiadając na pytania:

• Jak podnieść satysfakcję nowych pracowników w procesie onboardingu?
• Jak poprawić komunikację i współpracę w modelu pracy hybrydowej?
• Jak angażować pracowników w projekty, aby chcieli dzielić się wiedzą i kompetencjami?

Narzędzia użyte w projekci

Podczas warsztatów wykorzystano szereg narzędzi wspierających kreatywne rozwiązywanie problemów:

• wywiady pogłębione,
• burze mózgów,
• matryce projektowe,
• karty konceptów i testów,
• matryce decyzyjne do wyboru najlepszych rozwiązań.

Efekty projektu – od pomysłów do wdrożeń

• Wygenerowano ponad 400 pomysłów, z których 9 trafiło do prototypowania i testów.
• Wdrożono 10 kluczowych rozwiązań, m.in. dotyczących komunikacji, wsparcia menedżerów, motywacji i ergonomii pracy.
• Zespół wypracował 23 quick wins – proste usprawnienia, które wdrożono w ciągu miesiąca od zakończenia warsztatów, poprawiając:
  • komunikację w zespole,
  • jakość współpracy,
  • postawy i zaangażowanie pracowników.
• Dla 3 najważniejszych inicjatyw utworzono specjalne zespoły wdrożeniowe, które przygotowały plany działań i wprowadziły zmiany organizacyjne.

Wartość dodana – nowe kompetencje i kultura innowacji

Projekt nie tylko dostarczył konkretnych rozwiązań, ale też:

• podniósł kompetencje pracowników w zakresie design thinking,
• wprowadził nowe narzędzia do rozwiązywania problemów,
• wzmocnił kulturę innowacji w instytucji publicznej,
• zbudował poczucie współodpowiedzialności za zmiany organizacyjne.

Podsumowanie

To case study pokazuje, że design thinking i design sprint świetnie sprawdzają się w sektorze publicznym. Dzięki nim można:

• skutecznie zwiększyć zaangażowanie pracowników,
• poprawić komunikację i współpracę między działami,
• wdrażać innowacyjne rozwiązania nawet w dużych i złożonych instytucjach państwowych.

Projekt udowodnił, że empatia, współpraca i metody projektowe są kluczem do budowania nowoczesnych, sprawnie działających urzędów przyjaznych pracownikom i obywatelom.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w CX lub EX napisz do nas i umów bezpłatne konsultacje. Poniżej obszary naszej ekspertyzy. Napisz na do nas na: biuro@klientocentryczni.pl