Jak dawać i otrzymywać feedback w projektach?

Jaka forma informacji zwrotnej bardziej pasuje do Twojej organizacji? Klasyczny feedback czy nowoczesny feedforward?

 

Nieumiejętne udzielanie informacji zwrotnej zwłaszcza w kontekście zawodowym, często wpływa na błędne kojarzenie jej z krytyką i sprawia, że na samą myśl o spotkaniu podsumowującym pracę czy projekt prostujemy się na krześle.

Jeśli i Ty wpadłeś/aś w to stereotypowe myślenie wiedz, że informacja zwrotna jest niezbędnym elementem prawidłowej dwustronnej komunikacji. Bazując na schemacie komunikacyjnym Claude’a Shannona wiemy, że stanowi niejako łącznik pomiędzy tym co dana osoba robi/mówi a tym jaką wywołuje to w nas – odbiorcach reakcję, a zarazem jakie rodzi konsekwencje.

Pomimo, iż obie formy przekazywania informacji zwrotnej – feedback i feedforward – mają wspólny cel czyli, zarządzane organizacją, projektami oraz ludźmi, tak aby polepszać pracę i osiągać lepsze efekty w przyszłości, ścieżka do jego osiągnięcia diametralnie się różni. W niniejszym artykule zestawię oba modele po to abyś świadomie z nich korzystał/a w zależności od sytuacji oraz przedstawię skuteczne struktury udzielaniu feedbacku współpracownikom.

Informacja zwrotna może dotyczyć zarówno oceny wykonanego zadania/działania jak i oceny kompetencji wykonującego zadanie/działanie. Jest też elementem komunikacji na polu pracownik – pracownik i pracownik – szef ale często korzystamy z niej również w życiu prywatnym. Feedback najczęściej otrzymujemy aczkolwiek w przypadku chęci rozwoju możemy również o niego zapytać.

FEEDBACK

Oparta na obserwacjach, konkretnym zagadnieniu, a przede wszystkim osobistym odbiorze informacja zwrotna, skupiająca się na działaniach z przeszłości, które wpłynęły na aktualną sytuację. Analiza przeszłości służy wyciągnięciu wniosków na przyszłość czyli, co wzmacniać a czego unikać, tak aby pracować lepiej. Stąd bierze się ogólnie przyjęty podział na feedback pozytywny, który najczęściej odbieramy jako pochwałę i negatywny jako konstruktywną krytykę. W obu sytuacjach mocno wyczuwalna jest analiza i ocena pracownika.

sytuacja – Sprawozdanie podatkowe nie zostało przyjęte przez urząd.

konsekwencja – firma zapłaci 5 000 zł kary za opóźnienie.

przyczyna – Karolika K. z działu finansowego nie zatwierdziła w systemie na czas sprawozdania cząstkowego.

 

W tym przypadku feedback skupi się w najsilniejszym stopniu na analizie przyczyn problemu.

Co daje feedback:

– Przestrzeń na ustosunkowanie się do czyjegoś zachowania, wypowiedzi, sposobu postępowania, wyglądu itp.

– Wsparcie procesu uczenia się i rozwoju opartego na konkretnych sytuacjach z przeszłości.

– Uświadamianie kierunku potencjalnych korekt oraz obszarów, które warto wzmacniać

– Możliwość wyjaśnienia przyczyn swojego zachowania, a tym samym posiadanie wpływu na własną reputację, zarówno jako pracownik jak i szef.

– może dawać poczucie oceniania i bycia ocenianym pozytywnie lub/i negatywnie

FEEDFORWARD

Informacja zwrotna jest zorientowana na konkretnych oczekiwaniach względem przyszłych zachowań w kontekście sytuacji zastanej. Analizując powyższy przykład feedforward skupi się na przyszłych możliwościach i rozwiązaniach, zamiast analizie zachowania Karoliny K. Cechą charakterystyczną dla informacji zwrotnej w formie feedforwadu jest wspólne wypracowanie bardzo precyzyjnych działań, kroków i słów. Marshall Goldsmith, amerykański coach znany ze wspierania rozwoju topowych liderów, autor wielu książek biznesowych, szerzący ideę feedforwardu na świecie, mówi, że jeśli chcesz osiągać sukces „pomagaj więcej – oceniaj mniej”.  Jak twierdzi „możesz” omawiać przyczyny i doszukiwać się źródeł problemu, radzi jednak najpierw zadać sobie pytanie „Czy warto poświęcać na to czas i jaką przyniesie to wartość organizacji?” oraz  „Czy aby na pewno, swoim działaniem nie zaspokajam potrzeb własnego ego?”

Co daje feedforward:

– Plan działania z uwzględnieniem jasnych wskazówek, dotyczących rozwiązania problemu.

– Unikanie oceny i krytyki zachowań, które już i tak nie mogą być zmienione.

– Motywację do rozwoju i doskonalenia.

– Wzmacnianie polityki pozytywnej i wspierającej współpracy w sytuacjach trudnych.

– Oszczędność czasu. Zamiast drążyć przeszłość bezpośrednie skupienie na działaniach na przyszłość.

Nasze sprawdzone metody udzielania informacji zwrotnej

KANAPKA – WERSJA DIETETYCZNA

PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY DAJĄCEJ FEEDBACK

  1. Warstwa I

Powiedz jakie widzisz pozytywy

Np. Twoje wystąpienie bardzo mi się podobało, głównie z uwagi na to, że oparłeś je na wiarygodnych źródłach.

  1. Warstwa II

Powiedz jakie widzisz negatywy

Np. Jedyne co mi przeszkadzało w odbiorze mocnej merytoryki to, to że w trakcie wystąpienia czytałeś z kartki, co bardzo absorbowało uwagę.

  1. Warstwa III

Zakończ pozytywem

  1. Z pewnością skorzystam też z wniosków końcowych, widać, że poza źródłami bazujesz na wieloletnim doświadczeniu. Dobra robota!

KANAPKA – WERSJA NA WYPASIE

PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY DAJĄCEJ FEEDBACK

  1. Przygotowanie

Zastanów się, zastosuj trafny język, mów o konkretnym zachowaniu, działaniu, faktach i słowach a nie o ich interpretacji.

  1. Warstwa I

Powiedz jakie widzisz pozytywy

Np. Twoje wystąpienie bardzo mi się podobało, głównie z uwagi na to, że oparłeś je na wiarygodnych źródłach i wieloletnim doświadczeniu. Bardzo zaciekawiłeś mnie tematem.

 

  1. Warstwa II

Powiedz jakie widzisz negatywy, wprost i bez dosładzania.

Np. Jedyne co mi przeszkadzało w odbiorze to, to że w trakcie wystąpienia czytałeś z kartki.

 

  1. Warstwa III

Powiedz jakie konkretnie konsekwencje wywołały zachowania negatywne.

Np. Wkonsekwencji nie potrafiłam skupić się w 100% na tym, co mówisz.

  1. Warstwa IV

Przedstaw alternatywne rozwiązania na wykonanie omawianego, negatywnego zachowania.

Np. Jeśli miałabym Ci dać wskazówkę, stwórz sobie konspekt wypowiedzi zawierający jedynie słowa klucze i zagadnienia, o których chcesz powiedzieć i mów własnymi słowami. Najlepiej przećwiczyć mowę kilka razy przed lustrem. Mi to pomaga.

FEEDFORWARD MODEL WG. MARSHALL GOLDSMITH

PRZYKŁAD Z PERSPEKTYWY OSOBY OTRZYMUJĄCEJ FEEDBACK

  1. Zapytaj o informację zwrotną

Np. Jak Ci się pracuje z moim narzędziem?

  1. Wysłuchaj informacji zwrotnej

Np. Podoba mi się forma i przejrzystość funkcji. Natomiast błąd kalkulatora doprowadził do opóźnieniach w raportowaniu przez co wczoraj musiałam siedzieć po godzinach. Nie ukrywam, że byłam zła na tą sytuację.

  1. Przemyśl co zrozumiałeś/aś, ew. dopytaj czy dobrze zrozumiałeś/aś

Np. Rozumiem, że jedynym minusem narzędzia jest błąd kalkulatora?

  1. Podziękuj za udzielenie informacji zwrotnej

Np. Dziękuję Ci za informację zwrotną.

  1. Zareaguj/odpowiedz – pozytywnie, prosto, szybko i z uważnością

Np. Przykro mi, że w wyniku błędu musiałaś zostać po godzinach.

  1. Zaangażuj się we wspólne planowanie rozwiązania przedstawiając cel i formę mierzenia rezultatów.

Np. Jak możemy poprawić błąd kalkulatora tak aby usprawnić pracę i spełniał swoją funkcję? Jak możemy zaplanować testowanie narzędzia nie ryzykując opóźnień w raportowaniu?

  1. Wprowadź zmianę
  2. Obserwuj jak działa plan i rozwijaj go dalej

PRZESTRZEGAJ 7 ŻELAZNYCH ZASAD!

  1. Unikaj zwrotu „tak, ale”. Zamiast tego korzystaj z „ tak, i …” lub „ jednocześnie”.
  2. Mów o zachowaniu a nie o człowieku.
  3. Komunikuj fakty i obserwacje a nie oceny i opinie.
  4. Mów za siebie a nie za wszystkich, korzystając z komunikatu „JA”.
  5. Mów konkretnie a nie ogólnie.

jak i otrzymując feedback …

  1. Słuchaj uważnie.
  2. Zamknij ego w szafie na klucz Ji wyciągnij z piwnicy otwartość na feedback J

Julia Skrzypkowska

Menedżer Projektów/Design Thinker

Posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie zarządzania projektami zdobytą w projektach krajowych jak i międzynarodowych.  Szczególnie ukierunkowana na obszar wspierania przedsiębiorczości, a od 2 lat tworzenia innowacji. Wspiera osoby indywidualne i zespoły/start-upy poprzez szkolenia, mentoring, eventy branżowe, wymiany międzynarodowe, prezentacje przed inwestorami. Współpracowała z GE Healthcare, Delloite, PwC, EY, KPMG, Nordea, ING, Infosys, Comarch, Rule Financial, Sii, PGE, AMG, Accenture, Fujitsu, Celon Pharma, Draum, OSTC, Karolinska Institutet, Uniwersytet w Uppsali, Uniwersytetem w Lizbonie, Uniwersytetem w Coimbrze, Uniwersytetem w Neapolu Federico, TU Delft i wiele innych.