Jak poprawiliśmy współpracę i komunikację między działami w firmie [Case Study firma usługowa]

Wyzwanie – brak współpracy i niska efektywność organizacyjna

Firma z sektora usługowego zatrudniająca ponad 400 pracowników zwróciła się do nas z problemem słabej współpracy między działami. Poszczególne zespoły działały w silosach – każdy „grał do swojej bramki”, co powodowało:

• brak prawidłowego podziału obowiązków,
• utrudnioną komunikację,
• spadek efektywności organizacji i obniżoną jakość obsługi klientów.

Celem zarządu było stworzenie kultury klientocentrycznej – firmy, która działa szybciej, bardziej elastycznie (agile), przy zachowaniu wysokiej jakości usług i dobrych relacji z partnerami biznesowymi.

Cele projekt

• Zwiększenie komunikacji i współpracy między działami,
• Wypracowanie pomysłów na usprawnienia, które będą pochodzić od samych pracowników,
• Budowanie postaw odpowiedzialności i zaangażowania poprzez umożliwienie pracownikom współtworzenia rozwiązań,
• Stworzenie środowiska zwinnego działania, które szybciej odpowiada na potrzeby klientów.

Uczestnicy warsztatów

W spotkaniu wzięło udział ponad 70 pracowników reprezentujących różne obszary firmy:

• sprzedaż,
• zamówienia i realizacja,
• analityka,
• projektanci i wykonawcy.

Jak zorganizowaliśmy warsztaty?

Warsztat stanowił część większego spotkania strategicznego firmy.

• Uczestnicy zostali podzieleni na zróżnicowane, 5–6 osobowe zespoły, łączące różne kompetencje i doświadczenia.
• Każdy zespół przeprowadził pogłębione wywiady z pracownikami innych działów w celu zrozumienia problemów i barier we współpracy.
• Na tej podstawie zidentyfikowano kluczowe bolączki oraz szanse na poprawę komunikacji.

Dzięki wykorzystaniu twórczych technik design thinking, każdy zespół wygenerował kilkadziesiąt pomysłów na rozwiązanie najważniejszych problemów.

Efekty warsztatów

• Powstało 10 koncepcji usprawnień, które odpowiadały na realne potrzeby pracowników.
• Pomysły zostały przedstawione wszystkim uczestnikom warsztatów, którzy w głosowaniu wybrali najbardziej innowacyjne i możliwe do wdrożenia rozwiązania.
• 3 najlepsze koncepcje zostały wdrożone w ciągu 6 miesięcy od spotkania.

Korzyści z projektu

• Poprawa współpracy między działami – pracownicy zyskali szerszą perspektywę i zaczęli dostrzegać wartość multidyscyplinarnej współpracy.
• Większe zaangażowanie pracowników – uczestnicy utożsamiali się z wypracowanymi pomysłami i chętniej brali za nie odpowiedzialność.
• Zwinne wdrożenia – firma pokazała, że można szybko i skutecznie wprowadzać zmiany dzięki inicjatywom pracowników.
• Kultura klientocentryczna – organizacja zrobiła krok w stronę zwinności i lepszej obsługi klienta, eliminując bariery w komunikacji wewnętrznej.

Podsumowanie

Projekt pokazał, że inicjatywy oddolne i metodyka design thinking mogą być skutecznym sposobem na rozwiązywanie problemów organizacyjnych. Dzięki zaangażowaniu pracowników możliwe było:

• szybkie wypracowanie rozwiązań,
• ich skuteczne wdrożenie,
• budowanie kultury współpracy i otwartej komunikacji.

Ta transformacja umożliwiła firmie bardziej zwinne działanie, dostosowane do potrzeb klientów i zmieniającego się rynku.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w CX lub EX napisz do nas i umów bezpłatne konsultacje. Poniżej obszary naszej ekspertyzy. Napisz na do nas na: biuro@klientocentryczni.pl