Nowe okoliczności – Nowe możliwości – dostosuj swój model działania do nowych warunków zewnętrznych

Zmiany i nieprzewidywalność stały się naszą nową rzeczywistością. Świat sprzed pandemii już do nas nie wróci, idzie nowe… Wielu z nas zastanawia się jakie to nowe będzie i dokąd nas zaprowadzi.

Dziś chcielibyśmy się podzielić z Wami tym jak my oswajamy nową rzeczywistość

Jeszcze na początku marca tego roku nasz kalendarz służbowy wyglądał bardzo obiecująco. Niemal każdy dzień nadchodzących kilku miesięcy był wypełniony nowymi projektami, warsztatami, spotkaniami. Otwierały się nowe perspektywy, rysowały nowe możliwości. I ta pełnia szczęścia młodych przedsiębiorców jednego dnia jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki zamieniła się w pełnię wątpliwości i obaw co nas czeka. Nagle ziściły się wszystkie czarne scenariusze rodem z teorii VUCA – świat się zmienił w sposób, którego nie byliśmy w stanie przewidzieć. Nie mogliśmy się do tych zmian przygotować, co więcej nie wiedzieliśmy z czym jeszcze przyjdzie nam się mierzyć za chwilę.

Po pierwszym szoku doszliśmy do wniosku, że na to wyzwanie musimy spojrzeć z innej perspektywy. Przyświecała nam transkrypcja chińskiego słowa Kryzys, które zapisywane jest za pomocą dwóch znaków: jeden z nich oznacza zagrożenie, a drugi możliwości. My całą swoje energie włożyliśmy w ten drugi element.  Natychmiast zaczęliśmy się zastanowić w jaki sposób przekuć problem w możliwości i nowe szanse oraz wzmocnić kompetencje, które pomogą nam się oswoić z nową sytuacją (o kompetencjach przyszłości posłuchajcie: Design Thinking Podcast). Wszak „problem to możliwość w przebraniu”.

Wówczas rozpoczął się żmudny proces „przenoszenia” całej naszej działalności ze świata realnego do online. Szczerze mówiąc mieliśmy ogromne wątpliwości czy to czym się zajmujemy (procesy projektowe, tworzenie nowych produktów, praca nad projektowaniem doświadczeń klientów) da się realizować bez wychodzenia z domu i na pierwszy rzut oka wydawało się to mało prawdopodobne. Nie mniej im więcej trudności i znaków zapytania napotykaliśmy na swojej drodze – z tym większym zapałem szukaliśmy rozwiązań na to co zrobić, aby nadal robić to co do tej pory, ale w zupełnie inny sposób.

Przekopaliśmy internety wzdłuż i wszerz w poszukiwaniu odpowiednich, użytecznych i intuicyjnych narzędzi, spędziliśmy przed komputerami niezliczoną liczbę godzin, aby się ich nauczyć, zadręczyliśmy nasze rodziny i znajomych, aby je przetestować.

To wszystko pomogło nam wypracować model pracy, który pozwala nam realizować nasze projekty zdalnie. Co więcej jesteśmy w stanie, tak jak dotychczas pracować z dużymi grupami, dzielić je na zespoły, zapewniać interakcję między uczestnikami, obserwować efekty ich pracy w czasie rzeczywistym i wspierać w procesie nauki.

Niemożliwe stało się możliwe!

Nauczyliśmy się jak wykorzystać potencjał narzędzi, które paradoksalnie funkcjonują na rynku już od dłuższego czasu. Jeszcze kilka miesięcy temu jednak nie przyszło nam nawet do głowy, aby je wykorzystać do pracy zdalnej z naszymi klientami. Czekały na właściwy moment, aby nas wesprzeć w czasach lockdownu. I wsparły, i to jak…

W ciągu ostatnich kilku tygodni przeprowadziliśmy warsztaty dla grup od 10 do 120 osób, podczas których uczestnicy pracowali w podziale na grupy (podczas jednego ze szkoleń uczestnicy pracowali w podziale na 28 grup!), wypracowywali rozwiązania na wyzwania, które przed nimi postawiliśmy, budowali efektywne zespoły, wymieniali się doświadczeniami, uczyli się od siebie, rozwijali koncepty na startupy. Tu możecie zobaczyć jak pracujemy: Design Thinking Online

Jednym z najciekawszych i najbardziej nieoczywistych warsztatów, które prowadziliśmy były warsztaty teambuildingowe dla grupy 25 osób pochodzących z różnych zakątków świata, które stoją przed wyzwaniem rozwinięcia nowych konceptów na startupy.

Szczerze mówiąc budowanie zespołów w sytuacji, kiedy nie mamy możliwości ich spotkać na żywo łatwe nie jest, ale jak się okazuje nie jest niemożliwe i przynosi bardzo podobne efekty jak podczas spotkań w świecie realnym.

Przygotowania do warsztatów zabrały nam mnóstwo czasu – szacujemy, że opracowanie scenariusza, prezentacji, narzędzi, komunikacja z uczestnikami w przypadku warsztatów online zajmuje co najmniej 4 razy więcej czasu niż w przypadku warsztatów offline. Dobre przygotowanie jest jednak bezwzględnie konieczne, aby zminimalizować ryzyko pojawienia się nieprzewidzianych przeszkód.

Po wielu godzinach przygotowań rozpoczęliśmy warsztaty. W czasie ich trwania wykorzystaliśmy trzy aplikacje:

Zoom do rozmów, podziału na grupy, możliwości komentowania i nawiązania interakcji z uczestnikami, udostępniania prezentacji. Prowadzący mogą w każdym czasie przełączać się między grupami, aby odpowiadać na pojawiające się pytania, komentować i wspierać uczestników podczas wykonywania kolejnych zadań.

Stormboard – do udostępniania interaktywnych narzędzi – makiet i kanw, które uczestnicy podzieleni na grupy wypełniają w jednym czasie, a prowadzący mogą na bieżąco obserwować efekty ich pracy.

Mentimeter do bieżącego rejestrowania feedbacku od uczestników

Podczas warsztatów teambuildingowych wykorzystaliśmy kanwę design teams (więcej możecie przeczytać na: Jak zaprojektować dobry zespół?) dostosowując ją do wymagań Stormboarda. Zadaniem zespołów było wypracowanie fundamentów pracy zespołowej uwzględniające: motywacje, cele, umiejętności, działania i zasady pracy, które pozwolą im na stworzenie silnego zespołu pracującego nad ważnymi dla nich projektami.

W czasie trwania warsztatów przełączaliśmy się kilkadziesiąt razy między aplikacjami, aby wprowadzać uczestników do kolejnych zadań, dawać instrukcje, przełączać się między grupami, monitorować na bieżąco efekty pracy uczestników. Cały czas również obserwowaliśmy czat reagując na pojawiające się pytania i komentarze

Efektem pracy zespołu było wypracowanie fundamentów pracy zespołowej będącej swoistym kontraktem i deklaracją dobrej współpracy na przyszłość.

Na koniec warsztatów poprosiliśmy uczestników o ich odczucia na temat formy i treści zajęć. Informacja zwrotna w przypadku tych warsztatów była dla nas szczególnie istotna, z uwagi na ich wyjątkowy temat i formułę.

Na co chcemy zwrócić szczególną uwagę osobom, które planują przeprowadzenie sesji warsztatowych online?

Postawcie uczestników swoich warsztatów w centrum uwagi. Dokładnie zaprojektujcie swoją interakcję w trakcie warsztatów poprzez rozplanowanie działań do podjęcia oraz narzędzi do wykorzystania z 3 perspektyw: przed warsztatem, w trakcie warsztatu, po warsztacie. Poniżej nasz proces rozpisany na etapy.

Dodatkowo przygotowując się do pracy zdalnej pamiętajcie o kilku ważnych rzeczach:

• stabilne łącze internetowe (po stronie prowadzących i uczestników);
• przygotujcie się pod względem sprzętowym – w zależności od liczby grup, które prowadzicie, poziomu skomplikowania narzędzi, które wykorzystujecie, liczby osób prowadzących warsztaty, będziecie potrzebowali nawet do 5 ekranów w jednym czasie;
• dużo bardziej szczegółowe instrukcje do zadań umieszczanych na slajdach prezentacji (zilustrowane słowem i obrazem) – prowadząc warsztaty dla 5 czy nawet więcej grup, nie będziecie w stanie być w każdej w jednym czasie, aby monitorować efekty ich pracy;
• komunikacja z uczestnikami przed warsztatami – i tu kolejne instrukcje dotyczące obsługi narzędzi, z którymi uczestnicy spotykają się często po raz pierwszy;
• zapoznanie uczestników z technologiczną stroną warsztatów tuż po ich rozpoczęciu, aby mieć pewność, że nikt się nie zagubi;
• praca on line jest dużo bardziej wymagająca od warsztatów stacjonarnych pod względem możliwości zaangażowania i utrzymania uwagi uczestników – pamiętajcie, aby materiał który prezentujecie był możliwie atrakcyjny wizualnie i wzbudzał zainteresowanie, język, którym się posługujecie było okraszony licznymi przykładami i ciekawostkami; starajcie się w ciągać uczestników w dyskusje (tu zauważyliśmy, że jest to dużo trudniejsze on line); róbcie częstsze przerwy (raz na 1-1,5 godziny);
• korzystajcie z różnych źródeł komunikacji w jednym czasie – czat, mail, telefon, możliwość zadawania pytań na forum – to znacznie ułatwia kontakt z uczestnikami i daje im wybór odpowiedniego dla nich kanału;
• przygotujcie się również na nieprzewidziane niespodzianki – udostępnienie nie tego ekranu co trzeba, mówienie do grupy z wyłączonym mikrofonem, przypisanie uczestników nie do tej grupy, w której powinni się znaleźć – takie rzeczy się zdarzają i nie wypada zrobić wówczas nic innego jak je zaakceptować, użyć przy okazji pokładów dobrego humoru i żartobliwości, aby skomentować „wpadkę” i poprosić uczestników o wsparcie w przypadku gdy się pojawią;
• cisza i spokój – warto zadbać o to, aby w czasie prowadzenia warsztatów zapewnić sobie spokojne warunki pracy; nie zawsze będzie to jednak możliwe, dlatego nie martwcie się jeśli Wasz pies nagle zacznie szczekać, albo dzieci przyjdą się przytulić lub posiedzieć na kolanach. Praca z domu ma swój urok…

Jedno jest pewne, to co było, już nie wróci. Świat się zmienił, dlatego zmienić się musimy i my. Siedząc i czekając na powrót starego porządku, stracimy tylko czas. Na rynku utrzymają się Ci, którzy będą potrafili odnaleźć możliwości i skoncentrować się na szansach zamiast dostrzegać przeszkody. Swoje miejsce w nowym świecie znajdą Ci, którzy będą potrafili szybko dostosować się do nowych warunków. My staramy się właśnie tak myśleć. Czas lockdownu wykorzystujemy ucząc się, testując nowe narzędzia do pracy zdalnej, próbując i przygotowując się na to co się wydarzy kiedy już będziemy mogli wyjść z domów.

Jeśli wdrażacie teraz nowe narzędzia lub zmieniacie sposób pracy, podzielcie się z nami. Jeżeli macie pytania, piszcie na biuro@klientocentryczni.pl. Podzielimy się wszystkim czym możemy.

A może chcielibyście się z nami spotkać i porozmawiać o nowych możliwościach? Zachęcamy do konsultacji on line:

Konsultacje biznesowe online

Lub do wzięcia udziału w naszych warsztatach:

Szkolenia Design Thinking

Kim jesteśmy?

Beata Michalska-Dominiak i Piotr Grocholiński to założyciele społeczności Klientocentryczni skupiającej ekspertów metodyki design thinking i service design w Polsce. Ideą Klientocentrycznych jest wspieranie marki, tworzenie nowych produktów i usług, a także pomoc organizacjom w wewnętrznej transformacji. W myśl zasady, że liczą się ludzie, konsekwentnie zmieniają rzeczywistość firm, budując nową wartość i zapewniając zupełnie nowe doświadczenia zarówno klientom, jak i pracownikom. Więcej na www.klientocentryczni.pl.