Planowanie scenariuszowe – jak szybko wypracować strategię rozwoju firmy?
Czy można przewidzieć przyszłość? Jedni stwierdzą, że pewnym jest tylko to, co za nami. Inni być może wyjmą z torby podręczną szklaną kulę, aby uchylić rąbka tajemnicy i sprawdzić to, co nas czeka tuż za rogiem teraźniejszości. A wiecie co my myślimy na ten temat? Przyszłość da się przewidzieć! Można określić wiele spośród wariantów zdarzeń, które nastąpią. Jedyną niewiadomą, jaka pozostaje to scenariusz, który los wdroży w życie.
Tyle o magii, a teraz czas na konkrety. W zasadzie ta „magia” to esencja konkretu, bowiem mowa o metodzie scenariuszowej. W biznesie wykorzystywana jest, gdy mamy do czynienia z trudną do przewidzenia rzeczywistością zewnętrzną. Naturalnie wpływa silnie na sytuację wielu firm. Natomiast dynamicznie zmienny sposób kształtowania rzeczywistości uniemożliwia bądź utrudnia planowanie ich dalszych poczynań.
W takiej sytuacji jedną z możliwych metod jest planowanie scenariuszowe. De facto chodzi o próbę przewidzenia przyszłości. W jaki sposób? Poprzez nakreślenie kilku mocno różniących się od siebie alternatywnych wariantów zmian wywołanych przez czynniki, które generalnie są bardzo trudne do przewidzenia.
Analiza scenariuszowa
To właśnie jej założeniem jest próba symulacji różnych wariantów przyszłości. Jednocześnie zachodzi ocena prawdopodobieństwa ich zaistnienia. Pomaga ona w wytyczaniu strategii firm w ujęciu długofalowym. Zastosowanie analizy scenariuszowej oznacza dla organizacji zaangażowanie w różne procesy, głównie na poziomie kadry zarządzającej. Dzięki nim rośnie świadomość zmian zachodzących w środowisku zewnętrznym firmy. Analiza tego typu uwrażliwia pracowników firmy na przyszłe momenty kluczowe dla kreowania strategii. Szeroki wachlarz zakładanych wersji scenariuszy umożliwia zderzenie się z różnego typu wyzwaniami. To pozwala ludziom związanym z organizacją na oswojenie się ze zmianami oraz daje poczucie pewności w stawianiu im czoła – zarówno w podejmowaniu decyzji, jak i działaniu operacyjnym. To wszystko dzięki „przećwiczeniu” alternatywnych wariantów przyszłości. W ten sposób wywoływane jest swoiste biznesowe deja vu, dające poczucie znajomości zastanej w danym momencie sytuacji. Ważne jest także uzbrojenie firmy w narzędzia, które pomogą szybko dostosowywać strategię firmy do dynamiki zmian.
Rodzaje analiz scenariuszowych
Tak naprawdę podziałów planowania scenariuszowego jest wiele. My wskazujemy tu jedynie wybrane z nich:
- Scenariusze ilościowe inaczej zwane modelami finansowymi. Dzięki nim można liczbowo określić najlepsze i najgorsze wyniki scenariusza. W zasadzie wykorzystuje się je do finansowych prognoz biznesu, a ich edycja jest niezwykle łatwa, bo wystarczy zmiana pojedynczego czynnika, aby móc sprawdzić nowy rezultat.
- Scenariusze operacyjne pozwalają na zbadanie wpływu zdarzeń na bezpośrednie działania przedsiębiorstwa. W ten sposób firma zyskuje krótkoterminową strategię
- Scenariusze normatywne służy bardziej do określania celu niż planowania. Wizja tego, jak firma chciałaby działać w przyszłości jest bardzo ważna, ale ten model scenariuszy nie zakłada opracowania strategii, która pozwala ten cel osiągnąć. Zatem, aby uzyskać kompletny plan, należy tę metodę połączyć z innymi.
- Scenariusze zarządzania strategicznego to próby przewidzenia zachowań potencjalnych klientów, którzy mogą być zainteresowani kupnem produktu bądź usługi danej firmy. Ta metoda wymaga holistycznego spojrzenia zarówno na branżę, gospodarkę, jak i świat.
Nie należy się bać łączenia poszczególnych metod. Każda branża i przypadek jest zupełnie inny zatem ścisłe trzymanie się utartego schematu mogłoby być ze szkodą dla firmy. Ważne, aby w trakcie działań podjąć.
Wykorzystanie planowania scenariuszowego w biznesie
Biznes lubi praktykę. Dlatego też to, o czym piszemy, jest nam znane nie tylko z perspektywy sali wykładowej. Niedawno realizowaliśmy projekt, w którym pomagaliśmy jednemu z naszych klientów nakreślić strategię przyszłych działań. Zdecydowaliśmy się wdrożyć w jego ramach planowanie scenariuszowe. Chcemy się podzielić się z Tobą tym doświadczeniem.
Nasz klient
Projekt, o którym wspomnieliśmy, stanowił zarówno dla nas, jak i dla naszego klienta ogromne wyzwanie. Przede wszystkim ze względu na branżę, w której operuje. Kolejny czynnik, który wpływał na ogrom przedsięwzięcia, to sama przyczyna realizacji projektu. Firma zaangażowała nas, ponieważ potrzebowała wsparcia podczas planowania strategii dalszych działań w czasie pandemii COVID-19. Branże ściśle związane z oświatą, musiały otworzyć się na nową rzeczywistość. W wyniku pandemii, proces edukacji znacznie się zmienił. Zmienił się również sposób, w jaki klienci wybierają, porównują i kupują produkty. Konieczne jest zatem przemodelowanie dotychczasowych schematów działania i szybkie dostosowanie się do bardzo mocno zmiennych warunków rynkowych.
Co ważne – w okresie znanym nam sprzed pojawienia się koronawirusa, nasz klient świetnie sobie radził. Świadczy o tym chociażby liczba zatrudnionych w firmie, która wynosi ponad 200 osób.
A jakie są jej największe problemy w czasie pandemii? Chodzi przede wszystkim o liczne zmiany w metodach i formach edukacji, w tym naukę zdalną. To z kolei wywołuje zmiany dotyczące zwyczajów zakupowych. Zakładana dotychczas strategia rozwoju musiała zostać skorygowana – właśnie dlatego zaproponowaliśmy metodę scenariuszową.
Jakie działania podjęliśmy?
Wspólnie postawiliśmy przed sobą główne założenie: wytyczyć 4 podstawowe warianty potencjalnych ścieżek rozwoju firmy na rok 2021.
Do projektu zostali zaangażowani pracownicy reprezentujący poszczególne działy firmy. Zaproponowaliśmy wyodrębnienie 5 zespołów roboczych. Nasze działania – prowadzone całkowicie online – zapoczątkowała analiza wewnętrznych wyzwań i szans rynkowych, uzupełniona o analizę trendów klientowskich oraz kluczowych sił wpływających na działania firmy. W jej ramach pod lupę zostały wzięte aspekty stanowiące siłę, jak i słabości przedsiębiorstwa. Ponadto zidentyfikowaliśmy kluczowe siły napędzające działania firmy. Wytyczyliśmy kierunki potencjalnych szans na dalszy rozwój i przewidywanych przyszłych zagrożeń.
W efekcie zaproponowaliśmy 4 najbardziej prawdopodobne scenariusze przyszłości firmy. Jednym z podstawowych założeń planowania scenariuszowego jest obieranie skrajnie różnych, wykluczających się wręcz wariantów przyszłości. Stosując się do niego wzięliśmy także pod uwagę maksymalnie wiele pomniejszych czynników, które zdaniem zespołu mogłyby kształtować przyszłe działania firmy.
Wówczas postanowiliśmy doprecyzować, jakie wyzwania postawią przed naszym klientem poszczególne warianty przyszłej rzeczywistości. Zespoły koncentrowały się na koniecznych do wdrożenia działaniach, wobec poszczególnych wyzwań zdefiniowanych w danym scenariuszu. Reprezentanci poszczególnych działów skupiali się na działaniach będących ich główną domeną. W efekcie udało się zwiększyć poziom zaangażowania pracowników operacyjnych, a także uplastycznić ich rolę zarówno w kreowaniu strategii, jak i w jej wdrażaniu.
W efekcie prac, każdy z 5 zespołów opracował 2 różne scenariusze, dzięki czemu otrzymaliśmy 10 unikalnych, zupełnie odmiennych wariantów przyszłości. Następnie scenariusze zostały zaprezentowane i uzupełnione o opis zakładanych działań operacyjnych. Spośród wszystkich opracowanych scenariuszy wybrano 2, które w toku analiz zostały uznane za najbardziej prawdopodobne. To właśnie one zostały uwzględnione przy opracowywaniu strategii dalszych działań naszego klienta.
Jakie były korzyści przeprowadzonych działań? O tym koniecznie doczytaj w case study – (LINK do CASE STUDY]
Czy planowanie scenariuszowe jest warte wysiłku?
Metoda scenariuszy wymaga pracy całego zespołu. Należy zgromadzić wiele danych, na temat branży, wewnętrznej sytuacji firmy i zewnętrznych czynników, które mają na jej działalność pośredni lub bezpośredni wpływ.
Jednak pomimo tego, że czynniki, które zostały uwzględnione w poszczególnych scenariuszach, mogą ulec szybkim zmianom, co sprawia, ze proces ten będzie ciągle żywy to i tak każda firma powinna przemyśleć choćby podstawowe planowanie scenariuszy.
Holistyczne podejście do tego, co może czekać firmę w niedługiej przyszłości da kadrze zarządzającej oraz pracownikom odpowiednią pewność względem potencjalnych zagrożeń. Dzięki analizie tak wielu alternatywnych opcji na przyszłość, zespół będzie już „gotowy na wszystko”. To znaczy na podjęcie właściwych działań w zależności od zastanej w danym momencie sytuacji rynkowej. To wszystko daje odpowiednie zaplecze w postaci spokoju, poczucia bezpieczeństwa i pewności, że jesteśmy przygotowani na wiele trudnych i nieoczekiwanych scenariuszy.
