Raport: Życie zawodowe w popandemicznym świecie

„W jaki sposób pandemia zmieniła (…)”, „wszyscy jesteśmy świadkami zmian, jakie wniosła w nasze życie epidemia COVID-19”, „okres pandemii spowodował (…)”. Zdania te mogliśmy przeczytać w ostatnim czasie odmieniane przez wszystkie przypadki. Liczba artykułów, które rozpoczynały się od tym podobnych stwierdzeń przypominała liczbę odtworzeń wakacyjnych hitów. Chociaż wydaje się, że największą dynamikę zmian odnośnie naszego otoczenia mamy już za sobą, wciąż wypatrujemy względnego powrotu do normalności. Dzisiaj postaramy się poszukać odpowiedzi na pytanie: jak potencjalnie może wyglądać ta normalność w kontekście pracy po okresie pandemii?

Zmiany

Oczywiście od przywołanego na wstępie tematu zmian nie uciekniemy. Epidemia koronawirusa w znanym nam do jej czasu życiu zawodowym namieszała sporo. Wcześniej w wielu firmach pracownicy nie byli w stanie doprosić się choćby rotacyjnego trybu home office, łączonego z tradycyjną pracą z biura. Pracodawcy podnosili obawę co do rzetelności zadań wykonywanych z domu. Wątpliwość wzbudzała także uczciwość pracowników – jednak większość menedżerów wolała doglądać poczynania swoich podopiecznych w sposób bezpośredni. Oczywiście znajdowali się odważni zwolennicy zmian, którzy oferowali możliwość pracy w trybie zdalnym na określonych warunkach. Prym w tym aspekcie wiodły korporacje, a także firmy operujące w sektorach związanych z usługami oraz  nowymi technologiami. Pandemia w znacznym stopniu wpłynęła na zmianę tej sytuacji. W firmach, w których praca w trybie remote była już obecna, nie było większych problemów z pełnym przejściem na taki tryb. Oczywiście zdarzali się bardziej zachowawczy pracodawcy. Część firm nie była  w pełni przygotowana technologicznie na oddelegowanie pracowników na home office. Inni do końca wyczekiwali zaleceń rządu w kwestii obostrzeń mających zapobiegać rozprzestrzenianiu się koronawirusa. I już w marcu i kwietniu 2020 roku po dużych biurowcach ostatecznie hulał wiatr. Nawet mniejsze firmy i instytucje administracji publicznej, w zakresie w jakim było to możliwe, wprowadziły pracę zdalną lub rotacyjną. [Sprawdź, jak my przeszliśmy na model zdalny]

Dostosowywanie organizacji pracy do zmiennej sytuacji

Opis strategii jakie zastosowano na początku ubiegłego roku nie znalazł się w tym tekście przypadkowo. W miarę luzowania obostrzeń przez państwo, poszczególni pracodawcy, jak to w życiu bywa, podchodzili do kwestii organizacji pracy na różne sposoby. Co bardziej bojaźliwi w kwestii jakości wykonywanych przez pracowników obowiązków zaprosili ich z powrotem do pracy w biurze. Firmy reprezentujące podejście tego typu ponownie musiały się zmierzyć z koniecznością przeorganizowania modelu pracy wraz z nadejściem kolejnej fali epidemii w okresie jesienno-zimowym. Gros pracodawców zdecydowało się ze względów bezpieczeństwa na możliwie maksymalne wykorzystanie home office.

Ostatnią grupą są przedsiębiorstwa, które w toku zmian w globalnej sytuacji epidemiologicznej proponowały swoim pracownikom tryb hybrydowy, gdzieniegdzie nazywany też mieszanym. W jego ramach umożliwiano pracownikom pracę zarówno z biura jak i domu. Kwestią do ustalenia pozostaje jedynie określenie wymiaru czasu pracy dzielonego między home office, a tradycyjny model pracy.  Bodaj najciekawszy model to taki, w którym pracownikom umożliwiono wolny wybór spośród trzech opisanych uprzednio wariantów. Opisywanie proponowanych form pracy stanowi nie lada wyzwanie dla firm świadczących usługi rekrutacyjne. Mnogość proponowanych przez pracodawców opcji rozwiązań rodzi pytania kandydatów. Proponowany tryb pracy sporo mówi o firmie i nierzadko staje się kluczowym czynnikiem podczas procesu wyboru nowego pracodawcy.

Pandemia i… co dalej?

Wiemy już na jakie rozwiązania postawiły firmy w kontekście organizacji pracy na czas pandemii COVID-19. Chyba jednak każdy z nas z utęsknieniem wyczekuje powrotu do normalności, jaką znamy sprzed tego okresu. Jedno z głównych pytań jakie stoi przed biznesem w tej perspektywie brzmi: co dalej z formami organizacji pracy? Czy w grę wejdzie powrót do tego, co królowało przed pandemią – tradycyjnej pracy z biura? Może to jednak pracownicy „przeciągną linę” w kierunku wykonywania pracy bezpośrednio z domu? Być może każdej ze stron wygodniej będzie postawić na pośrednie rozwiązanie hybrydowe? Wszak, jak to w życiu bywa, rozwiązania kompromisowe często stają się tymi najbardziej odpowiednimi. Jeżeli chodzi o prognozy w kwestii metod organizacji pracy wiele wskazuje właśnie na jej tryb mieszany. Przykładem mogą być wnioski wynikające z badania przeprowadzonego przez Boston Consluting Group (BCG), z którego wynika, że aż 47% menedżerów z różnych branż jest zdania, że to właśnie model hybrydowy będzie dominował na popandemicznym rynku pracy. Jedynie 18% przewiduje, że przeważać będzie wyłącznie tryb zdalny, a 35% spodziewa się powrotu modelu stacjonarnego. Także Agnieszka Kulas – Partner&Associate Director w BCG – przyznała, że jej zdaniem to właśnie model hybrydowy będzie dominował wszędzie tam, gdzie przełoży się to na zwiększenie wartości przedsiębiorstw.

Hybrydowy system pracy

Rozwiązania pośrednie często stanowią wyczekiwany „złoty środek”. W przypadku podejścia do sposobów pracy, system mieszany wydaje się stanowić idealny balans między oczekiwaniami pracowników i pracodawców. Mało tego – pomaga niwelować negatywne skutki czy to koncentracji jedynie na klasycznej pracy z poziomu biura czy to na trybie home office.

Jak wynika z raportu firmy NEXERA przeprowadzonego przez InsightOut Lab, co piąty respondent jest zdania, że dzięki pracy zdalnej można osiągnąć większą efektywność pracy wykonywanej przez pracowników. Jednocześnie zauważa się, że aby z sukcesem pracować w trybie zdalnym, niezbędna jest: odpowiednia samodyscyplina (taką opinię wyraziło ponad 70% badanych). Ponadto, ankietowani są pełni optymizmu w związku z przejściem na zdalny tryb pracy, a ponad połowa z nich jest zdania, że dzięki home office mogła lepiej poznać działanie wielu narzędzi komputerowych oraz internetowych.

Nie oznacza to oczywiście, że zdalny tryb pracy jest pozbawiony słabości. Pracownicy korzystający z dobrodziejstwa pracy z domu najczęściej podnoszą jako uciążliwość ograniczone kontakty społeczne z resztą współpracowników. Ponadto home office dla zatrudnionych niejednokrotnie oznacza trudności w organizacji pracy własnej. Najczęstsze uciążliwości to: utrudniona komunikacja wewnętrzna poprzez ograniczenie pracy zespołowej, niemożliwość przeprowadzenia wszystkich procesów i obowiązków z domu, zanikające więzi społeczne i niemożność optymalnego zarządzania zespołem, brak właściwego wyposażenia „domowego biura”, niemożliwość zapewnienia sobie właściwych warunków pracy z domu.

Jak do tej pory sprawdza się tryb mieszany i czy ma szansę królować po okresie pandemii?

W okresie letnim ubiegłego roku niektóre firmy zdecydowały się albo do zaproszenia swoich pracowników do biur na powrót albo do wprowadzenia mieszanego trybu pracy. Takie działanie przetestowano m.in. w firmie MB-Pneumatyka, a powrót pracowników do pracy w siedzibie firmy wiązał się z koniecznością przestrzegania rygorystycznych obostrzeń takich, jak np. każdorazowa dezynfekcja stanowisk pracy (tzn. biurka oraz narzędzi biurowych) natychmiast po przyjściu pracownika, wymóg zachowania 2-metrowego odstępu między pracownikami, zakaz wstępu kurierów na teren biura czy ograniczenia co do ilości osób przebywających w kuchni.

Także przedsiębiorstwo działające w branży produkcyjnej (przetwórstwo owoców morza oraz ryb) – MOWI – zarządziło powrót pracowników do biur (działy produkcyjne nie wstrzymały pracy nawet w czasie lockdownu). Oczywiście, decyzji tej towarzyszyły odpowiednie środki bezpieczeństwa (m.in. przygotowano środki dezynfekujące oraz opracowano zasady dotyczące poruszania się po terenie firmy).

Inni pracodawcy byli w trakcie opracowywania procedur, które takie rozwiązania miały umożliwić. Dalsze kroki w tym zakresie mocno utrudniła kolejna fala pandemii. Pierwsze wnioski wynikające z obserwacji dotychczasowych poczynań napawają optymizmem. Raport pt. “Rok nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rewolucji na rynku pracy” opracowany przez portal pracuj.pl w lutym 2021 roku jednoznacznie wskazuje, że pracownicy pozytywnie zapatrują się na hybrydowy tryb pracy.  Naturalnie ich głos, jakkolwiek niezwykle cenny i ważny, jest tylko jednym z elementów wpływających na podejmowane decyzje co do obowiązującej formuły świadczenia pracy. Ostatnie słowo będzie należało do pracodawców. Ci z kolei muszą się liczyć z koniecznością wielokrotnego redefiniowania założeń z zakresu planu pracy. Nie wiemy przecież jak długo potrwa pandemia oraz jak bardzo restrykcje wpłyną na nasze życie. Może okazać się, że ograniczenia zostaną zaostrzone i wówczas na powrót wrócimy do pracy wyłącznie z domu. To z kolei może oznaczać kolejne inwestycje pracodawców. Oprócz braków we właściwym wyposażeniu miejsca pracy podczas pracy zdalnej, niektórzy zatrudnieni podnosili braki technologiczne uniemożliwiające wykonywania zadań na takim samym poziomie, jak z siedziby firmy. Organizacja optymalnej pracy zdalnej spoczywająca na barkach decydentów firm nie jest wcale łatwą sprawą. W niektórych miejscach do teraz da się zauważyć problemy związane z tym obszarem – koronnym przykładem mogą być organy administracji publicznej. Jest to o tyle poważna sytuacja, że sprawy załatwiane przez petentów w organach administracji publicznej i samorządowej dotyczą często ich najważniejszych interesów (np. kwestii związanych z ubezpieczeniem zdrowotnym czy prawem do emerytury), tymczasem z powodu pandemii kontakt z urzędnikami jest znacznie utrudniony, a symbolem działalności urzędów w czasie koronawirusa stały się… skrzynki na dokumenty, które umieszczono powszechnie przy wejściach do gmachów instytucji publicznych. Należy jednak zauważyć, że nie tylko sektorowi publicznemu zdarza się zawodzić w czasie pandemii. Jakość usług świadczonych przez przedsiębiorstwa prywatne także uległa obniżeniu, a kolejki przed sklepami czy brak miejsc siedzących w galeriach nie  wpływają na pozytywne doświadczenia klientów.

Na to wszystko z ciekawością spoglądają klienci, których oczekiwania co do jakości obsługi wcale nie maleją. Najprawdopodobniej w momencie, gdy sytuacja epidemiologiczna zacznie się stabilizować, jednym z pierwszych sygnałów powrotu do normalności będzie powrót pracowników do biur. Zarówno na stałe, jak i w ramach modelu mieszanego. Kiedy to nastąpi? Czy praca zawsze tak będzie wyglądała? Może jednak zmienność warunków będzie towarzyszyć nam już zawsze?

Radzenie sobie z kwestią organizacji pracy nigdy nie było sprawą łatwą zarówno w międzynarodowych korporacjach, jak i w niewielkich przedsiębiorstwach. W czasach pandemii koronawirusa zapewnienie odpowiedniej jakości funkcjonowania biur stało się jeszcze trudniejsze, a obok tradycyjnych problemów takich, jak np. planowanie urlopów czy negocjowanie wynagrodzeń, pojawiły się nowe, niespotykane dotąd wyzwania. Nie oznacza to oczywiście, że nie ma wyjścia z zaistniałej sytuacji. Wręcz przeciwnie – w sukurs pracodawcom oraz działom HR w firmach przychodzą m.in. nowe technologie, które pozwalają zorganizować pracę personelu z wykorzystaniem modelu hybrydowego, tzn. stosując umiejętne połączenie trybu stacjonarnego oraz home office.